Datenschutzerklärung

Für die Nutzung des Logistics Operating Systems „Orbit“ und den Besuch dieser Website

John & John Industry Solutions GmbH

Abschnitte 1–13: Stand 16. Mai 2025 · Abschnitt 14 ergänzt am 27. Juli 2026 · Amtsgericht Hamburg, HRB 160370

1. Verantwortlicher

John & John Industry Solutions GmbH, Bremer Reihe 15, 20099 Hamburg

Registernummer: HRB 160370 (Amtsgericht Hamburg)

privacy@orbit.do

2. Datenschutz-Ansprechpartner

Ein Datenschutzbeauftragter im Sinne des Art. 37 DSGVO ist aktuell nicht benannt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an privacy@orbit.do.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Betrieb der SaaS-Plattform „Orbit“ — alle Module — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Benutzer- und Rollenverwaltung — alle Module — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Speicherung von Transport-, Status- und Trackingdaten — MissionControl, Connect, Cockpit — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Systemlogs, Sicherheitsüberwachung, Backups — Infrastruktur — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Nutzungsanalyse (z. B. mit PostHog) — UI/UX-Optimierung — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten — Abrechnungs- und Vertragsdaten — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

4. Kategorien personenbezogener Daten, betroffene Personengruppen & Modulbezug

4.1 Betroffene Personengruppen

Mitarbeiter unserer Kunden (z. B. Disponenten, Einkäufer, Administratoren); Fahrer und Subunternehmer (Nutzende der Cockpit-App oder angebundener Telematik); Empfänger und Versender (Kontaktpersonen an Lade-/Entladeadressen); Orbit-Support- und Vertriebskontakte.

4.2 Verarbeitete Datenkategorien

Stamm- & Kontaktdaten (Name, Anrede, Unternehmen, Funktion, Telefonnummer, E-Mail) — alle Module

Authentifizierungsdaten (Benutzername, Passwort-Hash, MFA-Token, Rollenrechte) — alle Module

Transport- & Auftragsdaten (Sendungs-/Tourdaten, Abhol-/Zustelladresse, Güterbeschreibung, Zeitfenster, Referenzen) — Hub, MissionControl, Connect, Plan

Standort- & Trackingdaten (GPS-Koordinaten, Zeitstempel, Geschwindigkeit, Geofence-Events) — Cockpit, Connect, MissionControl

Dokumente & Nachweise (Fotos, POD-Unterschriften, Scans von Frachtpapieren (CMR), Lieferscheine) — Cockpit, MissionControl

System- & Nutzungslogs (IP-Adresse, Login-Zeitpunkte, API-Calls, Fehler-Logs) — alle Module

Support-Tickets & Kommunikation (Ticket-Historie, Chat-Verläufe, E-Mails) — Support-System

Abrechnungs- & Zahlungsdaten (Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten, Rechnungen, Belege) — MissionControl, Billing-Submodul

4.3 Besondere Datenverarbeitung in der Cockpit-App (Fahrer)

Bei Nutzung der mobilen Cockpit-App werden Live-GPS-Positionen sowie fahrer- oder ladestellenbezogene Fotos und Signaturen erfasst und in Echtzeit mit der Orbit-Plattform synchronisiert. Diese Daten dienen ausschließlich der Transportdurchführung, Statusverfolgung und der Erstellung von Zustellnachweisen.

GPS-Tracking kann vom jeweiligen Kunden administrativ deaktiviert oder zeitlich eingeschränkt werden. Fahrer erhalten bei der App-Installation einen separaten Datenschutzhinweis.

5. Herkunft der Daten

Die Daten stammen aus Eingaben durch unsere Kunden und deren autorisierte Nutzer, aus automatisierten System- und Trackingprozessen sowie aus Support- oder Vertriebsinteraktionen.

6. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten werden an Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO übermittelt (z. B. Hosting, Zahlung, Monitoring):

Amazon Web Services Inc. (Hosting); Braintree/PayPal (Zahlungsabwicklung); Clover Optimization GmbH (Routingdienste); Cronn GmbH (E-Mail-Verarbeitung „Magic Inbox“); PostHog Inc. (Analytics); 650 Industries Inc. (Push-Notifications).

Eine aktuelle Liste kann unter privacy@orbit.do angefordert werden.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Einige Auftragsverarbeiter haben Sitz in Drittstaaten (z. B. USA). Datenübermittlungen erfolgen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Für jeden Datentransfer wird ein Transfer-Impact-Assessment (TIA) nach den Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses (EDPB) durchgeführt. Außerdem werden sämtliche Verschlüsselungs- und Verwaltungsschlüssel ausschließlich innerhalb der EU durch von uns kontrollierte Key-Management-Systeme verwaltet.

8. Speicher- und Löschfristen

Backups — 90 Tage — Betriebssicherheit, Wiederherstellbarkeit

System- & Sicherheitslogs — 12 Monate — Dokumentation & Fehleranalyse

Support-Tickets — 3 Jahre — vertragsbezogene Nachweispflicht

Vertrags- & Abrechnungsdaten — 10 Jahre — Steuer- und Handelsrecht

Kundenstammdaten — bis 6 Monate nach Vertragsende — Offboarding & Beweissicherung

Verlängerte Speicherfristen gelten bei gesetzlichen Pflichten oder laufenden Verfahren. Nach Ablauf erfolgt Löschung oder Anonymisierung.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Orbit-Plattform wird in zertifizierten AWS-Rechenzentren innerhalb der EU (Frankfurt / eu-central-1) betrieben. Sämtliche Daten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und ausschließlich über TLS-Verbindungen übertragen. Zugriffe erfolgen ausschließlich nach dem Zero-Trust-Prinzip, mit rollenbasierter Zugriffskontrolle, Multi-Faktor-Authentifizierung und Session-Logging.

10. Betroffenenrechte & Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben folgende Rechte gemäß DSGVO: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21).

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Orbit-Plattform ist zuständig: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg, Deutschland, Telefon: +49 (0)40 428 54-4040, https://datenschutz-hamburg.de

11. Profiling und automatisierte Entscheidungen

Orbit verwendet algorithmische Logiken zur Unterstützung logistischer Entscheidungen (z. B. Tourenvorschläge). Es erfolgen jedoch keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Nutzung der Orbit-Plattform technisch und vertraglich erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Nutzung nicht möglich.

13. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Registrierte Kunden werden über wesentliche Änderungen mit einer Frist von mindestens 30 Tagen informiert.

14. Verarbeitung beim Besuch dieser Website (orbit.do)

Die Abschnitte 1 bis 13 betreffen die Nutzung der Orbit-Plattform. Dieser Abschnitt betrifft ausschließlich den Besuch der Website orbit.do.

Hosting. Diese Website wird von der Webflow, Inc., 398 11th Street, San Francisco, CA 94103, USA gehostet. Beim Aufruf werden technisch notwendige Server-Logdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, Referrer, Browser- und Gerätetyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung und Sicherheit der Website). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Reichweitenmessung. Wir setzen PostHog zur Analyse der Websitenutzung ein, um Inhalte und Bedienbarkeit zu verbessern. PostHog ist dabei im cookielosen Modus konfiguriert: Es werden weder Cookies gesetzt noch Kennungen in Ihrem Browser gespeichert. Die Zählung eindeutiger Besuche erfolgt serverseitig über einen Hashwert, der keinen Rückschluss auf einzelne Personen zulässt. Verarbeitet werden aufgerufene Seiten, Verweildauer, Referrer, gekürzte IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Datenhaltung erfolgt über die EU-Instanz von PostHog.

Übersetzung. Für die mehrsprachige Ausspielung setzen wir Weglot SAS, 138 rue Rambuteau, 75001 Paris, Frankreich ein. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Weglot übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Content Delivery Networks. Zur Auslieferung von Schriften, Skripten und Bibliotheken werden Inhalte von jsDelivr, cdnjs (Cloudflare), unpkg, npmcdn und Amazon CloudFront geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kontaktformular. Wenn Sie uns über das Formular auf dieser Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Ihre Rechte. Die in Abschnitt 10 genannten Betroffenenrechte und die dort genannte Aufsichtsbehörde gelten auch für die in diesem Abschnitt beschriebenen Verarbeitungen. Anfragen richten Sie bitte an privacy@orbit.do.